Dialoogtafel organiseren

Tafelorganisatoren zijn particulieren of medewerkers van een organisatie die een dialoogtafel organiseren. Dat kan op allerlei mogelijke locaties. De organisatie kan hier eventueel bij helpen.

Uitnodigen deelnemers en gespreksleider

Als tafelorganisator organiseer je als particulier of als medewerker van een organisatie een dialoog over een thema. Dat kan op allerlei mogelijke locaties tijdens, maar ook buiten de Week van de Dialoog. De coördinator (info@tilburgindialoog.nl) kan je hier eventueel bij helpen.

De taken van een tafelorganisator zijn de volgende:

  • Je nodigt deelnemers en een gespreksbegeleider uit;
  • Je meldt je tafel z.s.m. aan op de inschrijfpagina;
    • Op deze pagina maak je eerst de locatie waar de dialoog gehouden wordt aan. Daarvoor heb je de adresgegevens (incl. postcode) nodig. Je kunt er ook een afbeelding van de locatie toevoegen.
    • Op deze pagina wordt gevraagd naar:
      – je naam/ de naam van de organisatie
      – omschrijving ( vertel uitnodigend over bijvoorbeeld het thema, iets over de organisatie of de locatie, over je motivatie om een tafel te organiseren)
      – opmerkingen (bereikbaarheid, of er voor eten/drinken gezorgd wordt, etc.)
      – opmerkingen in de bevestigingsmail naar de deelnemers
      – startdatum en tijd en einddatum en tijd
      – aantal deelnemersplekken (5-7)
      – aantal gereserveerde deelnemersplekken;
      – ‘ik zorg zelf voor een gespreksleider’ kun je aanvinken als je al een getrainde gespreksbegeleider hebt;
      – locatie;
      – een afbeelding die je kunt uploaden (niet noodzakelijk) die bijvoorbeeld over het thema gaat of van je locatie.
  • De dialoogtafel wordt vanzelf geplaatst op de website, zodat mensen zich rechtstreeks bij jou kunnen aanmelden.
  • Als je al een gespreksbegeleider hebt, dan dient deze zich ook aan te melden. Omdat we het erg belangrijk vinden dat de dialogen kwalitatief goed begeleid worden, stellen we als voorwaarde dat de gespreksbegeleiders aan de training / oefendialoog deelnemen.  (zie informatie voor gespreksleiders)
  • Onze ervaring is dat het het efficiëntst is om zelf mensen uit te nodigen om deel te nemen. Een ‘ideale’ dialoogtafel bestaat uit 6-7 mensen van verschillende sekse, leeftijden en (culturele) achtergronden. Je zou bijvoorbeeld aan bewoners uit de buurt, leerlingen van een school, een politieagent of buurtregisseur, klanten of medewerkers van je organisatie of bedrijf, een winkelier, etc. etc uit kunnen nodigen. Vraag je ook af welke mensen voor jou/jouw organisatie interessant zijn; welke mensen leven/wonen/werken in jouw omgeving maar spreek je eigenlijk nooit? Misschien is er tussen bepaalde groepen in jouw buurt wat onbegrip of desinteresse en zou dit een mooi moment kunnen zijn ze samen uit te nodigen. Het interessant kan juist ook interessant zijn om met mensen uit een ander deel van de stad te praten.
  • Informeer de genodigden over de dialoog, vertel ze over je eigen ervaring met de dialoog. Verwijs ze naar deze website. Maak gebruik van de beschikbare social media. Wij zijn zelf te vinden op Facebook, Twitter en af en toe op LinkedIn.
  • Probeer rekening te houden met de persoonlijke wensen van je deelnemers; zij zijn je gasten.
  • Neem ongeveer een week voor het dialooggesprek contact op met je deelnemers om vast kennis te maken en ze te informeren waar de tafel staat en hoe laat men verwacht wordt. Vaak vinden mensen het prettig gebeld te worden, maar mailen kan ook.

Voorbereiding

  • Zorg voor een aantrekkelijke en vooral rustige locatie met een aangename temperatuur.
  • Als je een tafel bij je thuis organiseert, bedenk dan het volgende:
    Je nodigt mensen uit in je eigen huis; zorg dat je weet wie er komen. Als je deelnemers wilt laten aanschuiven die zich via de website hebben aangemeld, kun je er voor kiezen om je tafel ergens anders te organiseren. Bijvoorbeeld op een meer openbare locatie als het buurtcentrum, een verenigingsgebouw, school, kerk of vraag een bedrijf in de buurt of je gebruik kunt maken van de bedrijfskantine (wie weet willen collega’s wel deelnemen).
  • Een mooie aangeklede tafel zorgt voor een goede stemming tijdens het gesprek.
  • Zorg, afhankelijk van het tijdstip dat je kiest, voor koffie/thee, andere drankjes en iets lekkers, een eenvoudige maaltijd of wat kleine hapjes en houd rekening met de diverse eetgewoonten. Ook kun je de deelnemers vragen iets mee te nemen wat je met elkaar deelt. Als je de tafel ergens anders organiseert, kun je ook de eigenaar van de locatie vragen om je te ‘sponsoren’ met een gedekte tafel. Het doel van de dialoog is een prettig gesprek en niet het samen eten van een uitgebreide maaltijd. De ervaring leert wel dat samen eten bij kan dragen.