Dialoog en Ontmoeting 2009
Hieronder vind je de instructies voor het organiseren van een dialoogtafel. Tevens vind je hier informatie voor de gespreksleiders die ook voor jou van belang is.
Algemeen
Tafelorganisatoren zijn medewerkers van een organisatie die op hun eigen lokatie (of elders) een dialoogtafel organiseren. Ze zijn daarbij in principe zelf verantwoordelijk voor het uitnodigen van 6 tot 8 deelnemers en een gespreksleider. Tevens regelt de tafelorganisator een hapje en drankje tijdens de dialooggesprekken. Individuen, inwoners van de stad kunnen ook een tafel organiseren. Dat kan bij hen thuis of ze zoeken elders een lokatie (het projectbureau kan hierbij helpen).
Uitnodigen deelnemers en gespreksleider
• Nodig een gevarieerd gezelschap, bestaande uit 6-8 mensen van verschillende sekse, leeftijden en (culturele) achtergronden uit. Denk aan bewoners uit de buurt, leerlingen van een school, een politieagent of buurtregisseur, klanten of medewerkers van je organisatie of bedrijf, een winkelier, etc. etc. Vraag je hierbij ook af welke mensen voor jouw organisatie interessant zijn; welke mensen leven/wonen/werken in jouw omgeving maar spreek je eigenlijk nooit of misschien is er tussen bepaalde groepen in jouw buurt wat onbegrip of desinteresse en zou dit een mooi moment kunnen zijn ze samen uit te nodigen. Bedenk ook dat het interessant kan zijn om met mensen uit een ander deel van de stad te praten.
• Informeer de genodigden over het doel van de dag (verwijs ze naar de website en/of geef ze een folder/flyer).
• Probeer rekening te houden met hun persoonlijke wensen; het zijn je gasten!
• Zoek een gespreksleider die in staat is om het gesprek te leiden. Informeer hem/haar over de gang van zaken (zie ook: informatie voor de gespreksleiders hier onder).
• Vraag de gespreksleider om de deelnemers kort voor de Dag van de Dialoog op te bellen om met de deelnemers aan je tafel kennis te maken. En ze te informeren waar de tafel staat en hoe laat men verwacht wordt.
• Als je zelf geen gespreksleider kunt organiseren, geef dat dan door aan het projectbureau. Het projectbureau laat dan zo snel mogelijk weten of er iemand beschikbaar is.
• Luister naar eventuele zorgen (je hoeft geen oplossing aan te dragen, alleen maar te luisteren).
• Geef je tafel zo snel mogelijk op via het aanmeldformulier op de website. Dit kan nu al! Je geeft dan jezelf op als tafelorganisator en jij geeft zoveel mogelijk zelf ook de deelnemers en gespreksleider op.
Je zult daarvoor verschillende gegevens van de deelnemers moeten hebben zoals: naam, adres, e-mail adres, tel nr, bijzonderheden als dieetwensen, handicap, allergieën. Kijk hiervoor op de website. De gespreksleider dient uiterlijk in september aangemeld te zijn via de website, de deelnemers op uiterlijk half oktober 2010.
Voorbereiding
• Zorg voor een aantrekkelijke en vooral rustige locatie met een aangename temperatuur.
Als je een tafel thuis organiseert, bedenk dan het volgende:
Je nodigt mensen uit in je eigen huis, zorg dat je weet wie er komt (in verband met veiligheid). Als je deelnemers wilt laten aanschuiven die zich via de website hebben aangemeld, kun je er voor kiezen om je tafel ergens anders te organiseren. Bijvoorbeeld op een meer openbare locatie als het buurtcentrum, een verenigingsgebouw, school, kerk of vraag een bedrijf in de buurt of je gebruik kunt maken van de bedrijfskantine (wie weet willen medewerkers wel deelnemen).
• Een mooie gedekte tafel zorgt voor een goede stemming tijdens het gesprek.
• Zorg voor een eenvoudige maaltijd en houd rekening met de diverse eetgewoonten. Je kunt zelf voor een eenvoudige maaltijd zorgen of de deelnemers vragen iets mee te nemen wat je met elkaar deelt. Als je de tafel ergens anders organiseert, kun je ook de eigenaar van de locatie vragen om je te 'sponsoren' met een gedekte tafel. Het doel van de dialoog is een prettig gesprek en niet het samen eten van een uitgebreide maaltijd. De ervaring leert wel dat samen eten bijdraagt aan een prettig gesprek.
• Materiaal voor de dialoog (zoals naambordjes, papier, gespreksregels) wordt centraal aangeleverd, dat hoef je niet zelf te regelen.
Hulptroepen
Mocht het moeilijk blijken aan voldoende deelnemers en een gespreksleider te komen of een divers gezelschap te realiseren dan kunnen enkele hulptroepen worden ingeschakeld.
• Je kunt zelf andere tafelorganisatoren benaderen met de vraag een of meer deelnemers uit te wisselen. Een lijst met namen en e-mailadressen is beschikbaar.
• Je kunt het projectbureau benaderen om individuele deelnemers/gespreksleiders die zich hebben aangemeld bij jouw tafel te plaatsen.
• Je kunt het projectbureau benaderen voor het inzetten van een stagiaire die voor jou deelnemers gaat werven. Dit kan na een gesprek met de stagiaire waarin de wensen besproken worden.
Instructies voor gespreksleiders Dag van de Dialoog Tilburg
De gesprekleiders zullen op de Dag van de Dialoog een dialoogtafel begeleiden. Het gesprek zal 2,5 tot 3 uur duren. Aan alle tafels wordt dezelfde dialoogmethodiek gebruikt. Om een echte dialoog te laten ontstaan is het belangrijk dat elke gespreksleider een training volgt. Daarvoor krijgt de gespreksleider kosteloos een training aangeboden van 1 dagdeel (en eventueel een verdiepingstraining). Klik hier voor aanmelding en de data. Uiterlijk 27 september moeten de gespreksleiders zich hebben aangemeld op de website (dit in verband met de training).
Leidraad voor de voorbereiding
• Check bij de organisatie waar je de dialoogtafel gaat begeleiden of de locatie geregeld is en of er gezorgd wordt voor een drankje en een hapje.
• Vraag aan de organisator van de tafel de deelnemerslijst.
• Kom naar de training voor gespreksleiders (klik hier voor aanmelding en de data). Het is erg belangrijk dat je deze training volgt, je leert en oefent de dialoogmethodiek en de vragen voor het gesprek.
• Bel de deelnemers een paar dagen van tevoren nog even op. Laat hen weten dat je het waardeert dat ze deelnemen en check of ze de juiste informatie hebben over locatie en tijdstip van de dialoogtafel. Nodig de deelnemers bij voorkeur een half uur van tevoren uit en deel de vragen uit. Laat hen in rust voor zichzelf het gesprek even voorbereiden aan de hand van de vragen (deze komen in de training aan bod).
• Bereid je goed voor op het gesprek door de dialoogvragen te bestuderen en doorvraagvragen paraat te hebben (komt in de training ook aan bod!).
